Politique sur la gestion et la protection des renseignements personnels

Mise à jour : 2023-04-12

1. Préambule

La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, (LQ 2021, c 25) (Loi) et les règlements adoptés en vertu de celle-ci ont pour objet d’encadrer l’accès aux documents et la protection des Renseignements personnels détenus par les organismes privés. Dans le cadre de la poursuite de sa mission, G4 Holding doit collecter, utiliser, conserver, communiquer et détruire des Renseignements personnels.

Ces Renseignements personnels sont confidentiels, à l’exception de ceux qui ont un caractère public aux termes de la Loi. G4 Holding a donc la responsabilité d’en préserver la confidentialité et de se conformer aux obligations qui lui incombent aux termes de la Loi à leur égard, dont notamment obtenir le consentement des personnes qu’ils concernent avant de les communiquer à des tierces personnes. La Politique sur la gestion et la protection des renseignements personnels (Politique) vise à mettre en place des mesures concrètes à ces fins.

2. Énoncé de la mission

La Politique vise à encadrer la collecte, l’utilisation, la conservation, la communication et la destruction des Renseignements personnels et à mettre en place des mesures permettant d’en protéger la confidentialité conformément à la Loi et ses règlements.

3. Champ d’application

3.1 - Cadre juridique

En matière de protection des Renseignements personnels, G4 Holding doit notamment respecter la Loi, le Code civil du Québec et la Charte des droits et libertés de la personne du Québec (RLRQ c. C-12).

3.2 - Objet

La Politique s’applique à l’ensemble de l’entreprise. En cas de doute quant au traitement de Renseignements personnels, les gestionnaires doivent consulter la personne Responsable de l’accès.

4. Définitions

Aux fins d’application de la Politique, les expressions définies revêtent le sens qui leur est donné dans le présent article.

Document : une information, produite ou reçue par le service des ressources humaines, qui est délimitée, structurée et intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images et portée par un support.

Personnel cadre : toute personne embauchée pour occuper un poste de cadre prévu à la structure organisationnelle de G4 Holding.

Personnel cadre supérieur : Le présidence ou la vice-présidence, la direction des opérations ainsi que la direction de l’administration de G4 Holding.

Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Le nom d’une personne physique n’est pas un Renseignement personnel, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un Renseignement personnel concernant cette personne. Le fait qu’une signature apparaisse au bas d’un Document n’a pas pour effet de rendre personnels les renseignements qui y apparaissent.

Responsable de l’accès : Personne déléguée à ce titre par la présidence et la vice-présidence de G4 Holding, le service des ressources humaines exerce de manière autonome les fonctions de responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels aux termes de la Loi.

5. Collecte

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin auprès du public concerné, auprès de nos employés ou auprès d'un tiers autorisé à les communiquer. Nous ne pouvons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles auxquelles vous avez consenti ni les divulguer à un tiers sans votre consentement. (voir l’Article 6)

Nous pouvons toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans votre consentement lorsque cela est permis ou exigé par la loi.

Nous limitons la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées.

Par exemple, nous pouvons communiquer les renseignements personnels de nos employés de manière occasionnelle aux clients en milieu reculé, afin de respecter notre engagement envers la protection de leur santé et sécurité au travail. Par exemple, certaines données comme la date de naissance, le contact d’urgence et le numéro de téléphone peuvent être transmis afin d’avoir des renseignements essentiels en cas de blessure ou en cas d’incapacité. Nous sommes tenus de s’assurer que nos fournisseurs de services se conforment aux lois en matière de protection des renseignements personnels en vigueur et veillons à ce qu’ils offrent un niveau de protection comparable au nôtre.

Vous avez le droit de savoir, sur demande, à qui vos renseignements personnels ont été communiqués. Ce n’est qu’exceptionnellement et conformément à la loi que nous refuserons de divulguer cette information. Nous effectuons un suivi précis des personnes à qui vos renseignements personnels ont été divulgués et des circonstances qui ont mené à leur divulgation.

5.1 – Sources de collectes 5.1.1 Site web (section carrière)

Lors d’un dépôt de candidature, vous devez inscrire vo coordonnées et joindre votre CV, le cas échéant, afin que notre équipe entre en contact avec vous dans le processus de dotation.

5.1.2 Documents d’enregistrement lors de l’embauche

Lors de votre embauche, G4 Holding demande certains renseignements personnels et confidentiels afin de gérer administrativement votre emploi au sein de l’entreprise. Pour ce faire, G4 Holding vous fait remplir un formulaire qui détail l’ensemble des données nécessaires et exigées par la Loi.

5.1.3 Tests de pré-embauche médicaux et plumitifs

Dans certains cas, notre client exige des tests de pré-embauche médicaux et des vérifications de votre dossier plumitif. Ces données sont partagées seulement avec le département de l’infirmerie et des ressources humaines de notre client, qui sont tenus par l’obligation de confidentialité.

5.1.4 Horaires de travail

Votre numéro de téléphone ainsi que votre contacte d’urgence est indiqué dans l’horaire, qui est disponible pour nos contremaitres et gestionnaires d’opérations. Ces données servent notamment lors d’urgences médicales ou de 2e contact pour vous rejoindre.

5.2 Limitations de la collecte

Ce principe doit s’interpréter au regard de la finalité poursuivie par l’entreprise privée ou par l’organisme public. Un renseignement personnel est nécessaire si la finalité poursuivie est légitime, importante, urgente et réelle et si l’atteinte au droit à la vie privée consécutive à la collecte, la communication ou la conservation de chaque élément de renseignement est proportionnelle à cette finalité (c.-à-d. la collecte des renseignements est-elle rationnellement liée aux objectifs visés, l’atteinte au droit à la vie privée est-elle minimisée et la divulgation du renseignement requis est-elle nettement plus utile à l’entreprise que préjudiciable à la personne concernée).

Dans le secteur privé, en cas de doute, un renseignement personnel est réputé non nécessaire. Et, sous réserve de quelques exceptions, une entreprise ne peut refuser d’accorder un bien ou un service ni rejeter une demande relative à un emploi parce que la personne qui formule la demande refuse de lui fournir un renseignement personnel.

Les exceptions sont :

• la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat;
• la collecte est autorisée par la loi;
• il y a des motifs raisonnables de croire qu’une telle demande n’est pas licite.

5.3 Recueil des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont recueillis et protégés dans votre dossier d’employé. Ils y sont conservés et mis à jour annuellement. Seul les gestionnaires autorisés et les départements des ressources humaines ainsi que de la paie ont droit d’y avoir accès.

6. Utilisation

6.1 Limitations quant à l’accès

G4 Holding limite l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes ayant la qualité pour les recevoir au sein de l’entreprise lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions ;

Holding limite l’utilisation des renseignements personnels : à moins d’une exception prévue par la loi, l’entreprise doit obtenir le consentement de la personne concernée pour utiliser ses renseignements une fois l’objet du dossier accompli.

6.1.1 Consentement quant à l’utilisation des renseignements personnels

Les entreprises ont l’obligation d’assurer le caractère confidentiel des renseignements qu’elles détiennent en empêchant leur communication à une autre entreprise ou à un organisme public. Il existe cependant deux exceptions :

1- si vous donnez votre consentement, G4 Holding pourra communiquer les renseignements qui font l’objet de ce consentement;

2- il existe des cas où l’entreprise n’a pas besoin d’obtenir le consentement. Ces exceptions sont prévues dans la Loi sur le secteur privé à l’article 18.

7. Communication

La communication est la période où le renseignement personnel est communiqué, par exemple dans un système de prestation électronique de services, par courriel, au service à la clientèle, par le biais de sites Web ou à un tiers.

À cette étape, l’entreprise doit respecter les obligations suivantes :

1- Obtenir le consentement des personnes concernées pour communiquer leurs renseignements à un tiers (ex. : assureur ou prestataire de services), à moins d’une exception prévue par la loi;

2- Respecter les obligations prévues par la loi lorsqu’elle communique des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée ;

3- Respecter les obligations particulières applicables à la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec.

8. Conservation et destruction

8.1 Conservation

La conservation est la période durant laquelle une entreprise garde des renseignements personnels, sous quelque forme que ce soit, et ce, peu importe que les renseignements soient activement utilisés ou non.

À cette étape, G4 Holding s’assure respecter les obligations suivantes :

1- Assurer la qualité des renseignements personnels en veillant à ce que les renseignements personnels que nous détenons soient à jour et exacts au moment où nous les utilisons pour prendre une décision relative à la personne concernée ;

2- Prendre des mesures de sécurité propres à assurer la sécurité des renseignements personnels.

8.2 Destruction

Le cycle de vie du renseignement personnel se termine lors de sa destruction. À cette étape, G4 Holding s’engage à détruire les renseignements personnels de manière sécuritaire dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie, sous réserve du délai prévu par la loi ou par un calendrier de conservation établi par règlement du gouvernement (ex. pour des obligations fiscales).

9. Sécurité

Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que le recours aux attestations de sécurité et la restriction des accès à ce qui est nécessaire ; des mesures physiques et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement fréquent de mots de passe et l’utilisation de pare-feu).

9.1 Accès et Rectification

Vous avez le droit de savoir si nous avons détenons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements personnels. Vous avez également le droit de poser des questions sur la manière dont ces renseignements ont été recueillis et utilisés et à qui ils ont été divulgués.

Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à compter de la date de réception de la demande écrite.

Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que les renseignements demandés concernent d’autres individus, que l’information qui ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d’auteur, que l’information a été obtenue dans le cadre d'une enquête sur une possible rupture de contrat ou une fraude, que l’information ne peut être obtenue qu’à des coûts prohibitifs ou encore que l’information fasse l'objet d'un litige ou est privilégiée.

Lorsque nous détenons des renseignements médicaux vous concernant, il est possible que nous refusions de vous les communiquer directement et demandions qu’ils soient transmis à un professionnel de la santé que vous aurez désigné pour vous les communiquer.

Vous pouvez vérifier l’exactitude et de l’exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la modification. Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable.

Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peuvent être envoyée à l'adresse ci-dessous :

Département des ressources humaines

G4 Holding

1275, rue Jules-Brisebois

Val-d’Or (Québec) J9P 6X3

Courriel : rh@g4drilling.com