Política de gestión y protección de datos personales
1. Introducción
El objetivo de la Ley para modernizar las disposiciones legislativas relativas a la protección de la información personal (LQ 2021, c 25) (Ley) y los reglamentos adoptados en virtud de la misma es proporcionar un marco para el acceso a los documentos y la protección de la información personal en poder de organizaciones privadas. En el cumplimiento de su misión, G4 Holding debe recoger, utilizar, conservar, comunicar y destruir la Información Personal.
Esta información personal es confidencial, con la excepción de la información considerada pública en virtud de la Ley. Por lo tanto, G4 Holding es responsable de proteger la confidencialidad de esta información y de cumplir con sus obligaciones legales a este respecto, incluida la obtención del consentimiento de las personas afectadas antes de revelar la información a terceros. La Política de Gestión y Protección de Datos Personales (Política) tiene como objetivo aplicar medidas concretas para cumplir con estos requisitos.
2. Misión
La finalidad de la Política es regular la recogida, uso, conservación, comunicación y destrucción de Datos Personales y aplicar medidas para proteger su confidencialidad de conformidad con la Ley y sus reglamentos.
3. Ámbito de aplicación
3.1 - Marco legal
Con respecto a la protección de la información personal, G4 Holding debe cumplir con la Ley, el Código Civil de Québec y la Carta de Derechos Humanos y Libertades de Québec (RLRQ c. C-12).
3.2 - Objeto
La Política se aplica a toda la empresa. Si los directivos tienen alguna duda sobre el tratamiento de la información personal, deben consultar al Responsable de Acceso designado.
4. Definiciones
A efectos de esta Política, los siguientes términos tienen el significado que se les da en esta sección.
Documento: información, producida o recibida por el Departamento de Recursos Humanos, delimitada, estructurada y hecha comprensible en forma de palabras, sonidos o imágenes y transportada por un soporte.
Personal directivo: cualquier persona contratada para ocupar un puesto directivo dentro de la estructura organizativa de G4 Holding.
Personal ejecutivo: El presidente o vicepresidente, la dirección de operaciones y la dirección de administración de G4 Holding.
Información personal: cualquier información relativa a una persona física que permita identificarla. El nombre de una persona física no se considera información personal, excepto cuando se menciona en combinación con otra información relativa a esa persona, o cuando su mera mención revelaría información personal relativa a esa persona. El hecho de que aparezca una firma al pie de un documento no convierte en personal la información que contiene.
Responsable de acceso: Persona delegada como tal por el Presidente y Vicepresidente de G4 Holding. El Departamento de Recursos Humanos desempeña de forma independiente las funciones de Responsable de Acceso a la Información y Responsable de Privacidad en virtud de la Ley.
5. Recogida
Sólo recogemos la información personal que necesitamos del público interesado, de nuestros empleados o de un tercero autorizado a revelarla. No podemos utilizar su información personal para fines distintos de aquellos para los que usted ha dado su consentimiento ni revelarla a terceros sin su consentimiento. (véase el artículo 6)
No obstante, podemos recopilar, utilizar o divulgar su información personal sin su consentimiento cuando la ley lo permita o lo exija.
Limitamos la recogida, uso y divulgación de su información personal a los fines que le hemos indicado. Su información personal sólo podrá ser consultada por determinadas personas autorizadas, y únicamente en el contexto de las tareas que les hayan sido asignadas.
Por ejemplo, podemos compartir ocasionalmente la información personal de nuestros empleados con clientes situados en lugares remotos para cumplir nuestro compromiso de proteger su salud y seguridad en el trabajo. Por ejemplo, datos como la fecha de nacimiento, el contacto de emergencia y el número de teléfono pueden transmitirse para proporcionar información esencial en caso de lesión o incapacidad. Estamos obligados a garantizar que nuestros proveedores de servicios cumplen la legislación aplicable en materia de privacidad y a asegurarnos de que ofrecen un nivel de protección comparable al nuestro.
Usted tiene derecho a saber, previa solicitud, a quién se ha revelado su información personal. Sólo en circunstancias excepcionales y de conformidad con la ley nos negaremos a revelar esta información. Llevamos un registro preciso de las personas a las que se ha revelado su información personal y las circunstancias que llevaron a su revelación.
5.1 - Fuentes de recogida de datos
5.1.1 Sitio web (sección de empleo)
Al solicitar un empleo, debe introducir sus datos de contacto y adjuntar su currículum vitae, si procede, para que nuestro equipo pueda ponerse en contacto con usted durante el proceso de contratación.
5.1.2 Documentos de registro en el momento de la contratación
En el momento de su contratación, G4 Holding solicita determinados datos personales y confidenciales para gestionar su contratación dentro de la empresa. Para ello, G4 Holding le pedirá que rellene un formulario en el que se detallan todos los datos exigidos por la ley.
5.1.3 Exámenes médicos y dentales previos a la contratación
En determinados casos, nuestro cliente exige exámenes médicos previos a la contratación y la verificación de su historial laboral. Estos datos sólo se comparten con los departamentos de enfermería y recursos humanos de nuestro cliente, que están sujetos a acuerdos de confidencialidad.
5.1.4 Horario laboral
Su número de teléfono y contacto de emergencia se indican en el horario de trabajo, que está a disposición de nuestros capataces y jefes de operaciones. Esta información es especialmente útil en caso de emergencias médicas o para tener acceso a un 2º contacto para localizarle.
5.2 Restricciones a la recogida de datos
Este principio debe interpretarse con respecto a la finalidad de la empresa privada u organización pública. La información personal es necesaria si la finalidad es legítima, importante, urgente y real, y si la pérdida de intimidad resultante de la recogida, revelación o almacenamiento de cada dato es proporcional a dicha finalidad (es decir, si la recogida de la información está racionalmente relacionada con la finalidad, si se minimiza la pérdida de intimidad y si la revelación de la información requerida es claramente más útil para la empresa que perjudicial para la persona afectada).
En el sector privado, en caso de duda, la información personal se considera innecesaria. Y, salvo algunas excepciones, una empresa no puede negarse a suministrar un bien o servicio, o rechazar una solicitud de empleo, porque la persona que hace la solicitud se niegue a facilitar información personal.
Las excepciones son :
- la recogida es necesaria para la realización o el cumplimiento del contrato
- la recogida es necesaria para la realización o el cumplimiento del contrato
- existen motivos razonables para creer que dicha solicitud no es lícita.
5.3 Recogida de información personal
La información personal se recoge y protege en su expediente de empleado. Se almacena y actualiza anualmente. Sólo tienen acceso a ella los directivos autorizados y los departamentos de Recursos Humanos y Nóminas.
6. Utilización
6.1 Limitación del acceso
G4 Holding limita el acceso a la información personal a las personas autorizadas para recibirla dentro de la empresa, cuando dicha información sea necesaria para el desempeño de sus funciones;
G4 Holding limita el uso de la información personal: Salvo excepción prevista por la ley, la empresa debe obtener el consentimiento del interesado para utilizar su información una vez cumplida la finalidad del caso.
6.1.1 Consentimiento para el uso de información personal
Las empresas están obligadas a proteger el carácter confidencial de la información que poseen impidiendo que se revele a otra empresa u organismo público. Sin embargo, hay dos excepciones:
1- si usted da su consentimiento, G4 Holding puede divulgar la información a la que se aplica su consentimiento;
2- hay casos en los que el consentimiento no es necesario. Estas excepciones se recogen en el artículo 18 de la Ley de Privacidad del Sector Privado.
7. Divulgación
La divulgación es el periodo durante el cual la información personal se comunica, por ejemplo, en un sistema electrónico de prestación de servicios, por correo electrónico, al servicio de atención al cliente, a través de sitios web o a un tercero.
En esta fase, la empresa debe cumplir las siguientes obligaciones
1- Obtener el consentimiento de los interesados para comunicar sus datos a un tercero (por ejemplo: aseguradora o proveedor de servicios), salvo excepción prevista por la ley;
2- Cumplir los requisitos legales cuando se comuniquen datos personales sin el consentimiento del interesado;
3- Cumplir con los requisitos específicos aplicables a la comunicación de información personal fuera de Quebec.
8. Almacenamiento y destrucción
8.1 Conservación
La conservación es el período de tiempo durante el cual una empresa mantiene información personal en cualquier forma, independientemente de si la información se utiliza activamente o no.
En esta etapa, G4 Holding garantiza el cumplimiento de las siguientes obligaciones:
1- Garantizar la calidad de la información personal manteniéndola actualizada y precisa cuando se utiliza para tomar una decisión sobre un individuo;
2- Tomar las medidas de seguridad adecuadas para garantizar que la información personal permanece segura.
8.2 Destrucción
El ciclo de vida de la información personal termina cuando se destruye. En esta etapa, G4 Holding se compromete a destruir de forma segura la información personal tan pronto como se haya cumplido el propósito para el que fue recopilada, sujeto al límite de tiempo estipulado por la ley o por un calendario de retención establecido por la regulación gubernamental (por ejemplo, para fines fiscales).
9. Seguridad
Hemos implantado y seguimos desarrollando rigurosas medidas de seguridad para garantizar que sus datos personales sigan siendo estrictamente confidenciales y estén protegidos contra pérdida o robo, así como contra el acceso, la divulgación, la copia, el uso o la modificación no autorizados.
Estas medidas de seguridad incluyen medidas organizativas como el uso de autorizaciones de seguridad y la restricción del acceso a lo estrictamente necesario; medidas físicas y medidas tecnológicas como el uso de contraseñas y cifrado (por ejemplo, cambios frecuentes de contraseña y el uso de cortafuegos).
9.1 Acceso y modificación
Usted tiene derecho a saber si tenemos información personal sobre usted y a acceder a esa información personal. También tiene derecho a preguntar cómo se ha recopilado y utilizado esta información y a quién se ha revelado.
Le facilitaremos dicha información en un plazo razonable a partir de la fecha en que recibamos su solicitud por escrito.
En determinadas circunstancias, podemos negarnos a facilitarle la información solicitada. Las excepciones a su derecho de acceso incluyen el hecho de que la información solicitada afecte a otras personas, la información no pueda revelarse por motivos legales, de seguridad o de derechos de autor, la información se haya obtenido como parte de una investigación sobre un posible incumplimiento de contrato o fraude, la información sea prohibitivamente cara de obtener, o la información sea objeto de litigio o confidencial.
Cuando dispongamos de información médica sobre usted, podremos negarnos a revelársela directamente y solicitar que sea revelada a un profesional sanitario designado por usted.
Puede verificar la exactitud e integridad de su información personal y, si es necesario, solicitar que se modifique. Toda solicitud de modificación se tramitará en un plazo razonable.
Las solicitudes de acceso o modificación de información personal pueden enviarse a la dirección que figura a continuación:
Recursos Humanos
G4 Holding
1275, rue Jules-Brisebois
Val-d'Or (Québec) J9P 6X3
Correo electrónico: rh@g4drilling.com
